Was OnPremises eine Selbstverständlichkeit ist, wird in der Cloud viel zu wenig thematisiert. Viele Anwender, Administratoren und auch Verantwortliche im Unternehmen unterschätzen die Risiken einer fehlenden Datensicherung in Cloud-Lösungen wie Microsoft 365. Wir erklären in diesem Beitrag, warum ein Backup in Microsoft 365 dringend notwendig ist.

Wer Microsoft 365 (ehemals Office 365) im Einsatz hat oder gerade einführt, kommt an Punkt, wie es mit den Backups bei Microsoft 365 funktioniert. Microsoft garantiert die Verfügbarkeit der Daten und speichert die Daten georedundant in mehrere Rechenzentren und Regionen. Dies stellt noch Backup der Daten dar. Im Standard ist in Microsoft 365 kein Backup enthalten. Löschen Anwender versehentlich E-Mails oder Daten aus Teams und SharePoint Online können diese unter Umständen verloren gehen. Hier besteht ein Risiko für das Unternehmen Daten unwiederbringlich zu verlieren.

Microsoft Standard

Microsoft bietet mit Microsoft 365 standardmässig folgende Funktion an:

  • Hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit durch redundante Datenhaltung in meheren Rechenzentren und Regionen
  • Papierkörbe in SharePoint und Exchange
  • Versionierung bei Dateien in SharePoint und Teams
  • Wiederherstellung ganzer SiteCollections am Ursprungsort (Achtung: Dies kann Tage dauern und neuere Daten werden überschrieben genauer gesagt gehen verloren!)

Was Microsoft nicht abdeckt und somit der Dateninhaber in Verantwortung ist:

  • Datenverlust nach Benutzermanipulation (vorsätzliches oder versehentliches Löschen)?
  • Korrupten Daten, die nicht mehr lesbar sind?
  • Daten, die Malware zum Opfer fallen (z.B. Ransomware)?
  • Datenverlust infolge von Synchronisationsproblemen?
  • wenn ich ein einzelnes Dokument zurückholen möchte, welches sich nicht mehr im Papierkorb befindet?

Backup-Lösung von Dritten

Microsoft bietet mit seinen Schnittstellen dritt-Hersteller die Möglichkeit Erweiterung zu erstellen und im Markt anbieten zu können. Es gibt unterschiedliche Hersteller wie CodeTwo, Veeam oder Altaro die entsprechenden Lösungen anbieten, um die Datensicherheit gewährleisten zu können.

Die verschiedenen Lösungen bieten jeweils einen unterschiedlichen Funktionsumfang. Wer sich mit der Thematik Backup für Microsoft 365 auseinandersetzt, sollte sich folgende Fragen stellen:

  • Für welche Tools (Exchange, SharePoint Online, OneDrive, Planner, Teams usw.) sollen Backups erstellt werden?
  • Für wie viele User müssen Backups erstellt werden?
  • Wo sollen die Backups gespeichert werden (Speicherort)?
  • Bis zu welchem Zeitpunkt in der Vergangenheit sollen die Backups wiederhergestellt werden?
  • Wird ein Monitoring benötigt?
  • Dauer der Inbetriebnahme der Backup-Lösung?

Die Hersteller bieten unterschiedliche Sicherungsarten an. Hier ist entscheidend, was Sie benötigten und was in Ihrem Unternehmen freigeben ist. Müssen die Sicherungen lokal abgelegt werden, oder dürfen diese in der Cloud bei dem Hersteller gespeichert werden?

Gesetzliche Vorschriften

Auch gesetzliche Vorschriften und Regulatorik schreiben Datensicherung und Notfallpläne vor. Sie müssen prüfen, ob die Datenhaltung durch Microsoft ausreichend ist, oder ob es für Sie weitere Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien bedarf. Nur eine 1:1 Kopie der Daten an einem anderen, sicheren Ort stellt eine zuverlässige und anerkannte Datensicherung dar.
SharePoint Online biete Papierkörbe in einem Zwei-Stufen-System. Auch wird gerne der „deleted Folder“ in Exchange vom User als „Archiv“ genutzt.

Die Löschstufen von Microsoft stellt keine Sicherheit dar und bietet keinen Datenschutz. Der Papierkorb und „deleted Folder“ von Microsoft 365 dient ohnehin nur der kurzfristigen Wiederherstellung. In der Regel schreibt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unternehmen vor, Daten für mindestens mehrere Jahre aufbewahrt und archiviert werden müssen.

Datensicherung auf Servicebene

Exchange Online

Die Datensicherung der Postfächer ist ein wichtiger Punkt. Ein Großteil der Kommunikation mit Externen verläuft per E-Mail. Viel zu schnell ist eine E-Mail unwiderruflich gelöscht, oder ein Fehler bei Microsoft hat dafür gesorgt, dass eine E-Mail verloren gegangen ist. Gerade hier ist ein Backup sehr nützlich, um einzelne E-Mails, bis ganze Postfächer (Nutzer, Shared Mailbox und Public Folder) wiederherstellen zu können. Zusätzlich kann man bei einem korrekt konfigurierten Backup für Microsoft 365 auch die Postfächer von ausgeschiedenen Mitarbeitern löschen. Die Postfächer sind im Backup integriert und erleichtert das Handling von Microsoft 365.

SharePoint Online

Bei der Verlagerung des Files Servers zu SharePoint Online, kann hier eine Datensicherung sinnvoll sein. SharePoint Online-Backups können auf Dateiebene und meisten auf Site Ebene Daten sichern und wiederherstellen. Wenn eine Datei gelöscht wird, kann dies aus dem Papierkorb gelöscht werden. Wenn der Papierkorb in der Zwischenzeit händisch geleert wurde, kann man noch auf das Backup zurückgreifen. Auch wenn versehentlich eine Site gelöscht wird und man nicht auf die Microsoft Technologien zurückgreifen kann, ist die Site schnell aus dem Backup wiederhergestellt.

OneDrive for Business

In OneDrive for Business liegen die meisten persönlichen Daten eines Nutzers. Ob hier eine Sicherung erfolgen muss, obliegt Ihrer Informationssicheitsstruktur. Grundsätzlich die Funktion zu haben und bei ausgewählten OneDrive for Business Usern ein Backup einzurichten, ist sinnvoll.

Teams

Teams nutzt für die Dokumentenablage SharePoint Online. Was passiert mit Chats, und Planner Inhalten, die mit dem Team und der Microsoft 365 Gruppe verbunden sind? Diese Daten können mittlerweile auch gesichert und wiederhergestellt werden.

Microsoft 365 Backup

Bei Ihnen soll Microsoft 365 eingeführt werden, oder Sie verwenden das System bereits und haben noch kein Datensicherungskonzept? Wir helfen Ihnen bei der Beratung, Einführung und Nutzung von Microsoft 365 Backup und bei der Erstellung eines Sicherungs- und Löschkonzept.

Schlussgedanken

Microsoft 365 ohne einer Backup-Lösung zu betreiben ist möglich. Man darf das Thema, nur weil Microsoft 365 in Cloud ist, nicht vernachlässigen. Microsoft ist nicht für die Datensicherung verantwortlich. Per se alles in ein Backup zu legen ist auch fraglich. Die Kosten für ein lokales Backup Storages, können den Preisvorteil von Microsoft 365 schnell zunichtemachen. Auch wenn Microsoft 365 vieles erleichtert, und Microsoft viele Verantwortlichkeiten übernimmt, gibt es Themen, die weiteren bei Ihnen liegen und zumindest betrachtet werden müssen.